Inwentaryzacja w sklepie

Inwentaryzacja w sklepie, zwana też remanentem, polega na porównaniu rzeczywistego stanu towarów z dokumentacją księgową¹. Poniżej opisujemy, jak przygotować spis w sklepie spożywczym i odzieżowym, sprawdzić jego wynik oraz rozliczyć różnice. Jednostki prowadzące księgi rachunkowe co do zasady inwentaryzują zapasy na ostatni dzień każdego roku obrotowego².

Czym jest inwentaryzacja w sklepie spożywczym i odzieżowym?

Sposób liczenia zależy od tego, jak sklep oznacza i przechowuje asortyment. W sklepie spożywczym trzeba rozróżnić rodzaj produktu i jednostkę miary, a w odzieżowym także wariant – na przykład rozmiar lub kolor. Ilość netto żywności płynnej podaje się w litrach, centylitrach lub mililitrach, a pozostałej żywności w kilogramach lub gramach³.

Jak wygląda spis towarów w sklepie spożywczym?

Spis towarów w sklepie spożywczym pokazuje, ile produktów faktycznie znajduje się na sali sprzedaży i zapleczu. Pracę utrudniają szybka rotacja oraz krótkie terminy przydatności¹. Po upływie terminu przydatności do spożycia żywność uznaje się za niebezpieczną, więc takie produkty trzeba wyodrębnić podczas liczenia³.

• Podział asortymentu wyznacza grupy towarów do policzenia. Produkty sprzedawane na sztuki, na wagę i w opakowaniach warto zapisywać oddzielnie, we właściwych jednostkach.
• Liczenie towaru obejmuje półki, chłodnie i zaplecze. Oznaczaj policzone miejsca, żeby nie pominąć ich zawartości ani nie ująć jej ponownie.
• Kontrola produktów oddziela towary przeznaczone do sprzedaży od uszkodzonych lub niezdatnych do niej. Zapisz ich stan, bo będzie potrzebny przy rozliczaniu spisu.

Wynikiem jest ilość każdego towaru podana w jednostce używanej w dokumentacji. Jeśli spis trafia do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, musi zawierać jednostkę miary oraz ilość stwierdzoną podczas liczenia⁴.

Jak długo trwa inwentaryzacja w sklepie?

Spis zapasów można rozpocząć najwcześniej trzy miesiące przed końcem roku obrotowego i zakończyć do 15. dnia następnego roku². Ten termin obowiązuje poza ustawowymi wyjątkami. Czas inwentaryzacji w sklepie zależy od liczby pozycji asortymentowych, miejsc przechowywania i osób liczących. W planie uwzględnij podział obszarów, zapis wyników oraz sprawdzenie pozycji budzących wątpliwości. Samo przejście przez salę sprzedaży nie kończy spisu: trzeba jeszcze policzyć pozostałe miejsca i zebrać zapisy.

Na czym polega spis towarów w sklepie odzieżowym?

Spis towarów w sklepie odzieżowym wymaga rozróżnienia wariantów wyrobów handlowych, przede wszystkim rozmiarów i kolorów. Bez tego różne warianty łatwo zapisać jako jedną pozycję. Dokładny stan magazynowy pomaga sprawdzać dostępność produktów w placówkach oraz planować kolekcje i wyprzedaże¹. Według GS1 Polska każda kombinacja rozmiaru i koloru produktu odzieżowego wymaga odrębnego numeru GTIN⁵.

Jakie dane wpisać do dokumentów spisowych sklepu spożywczego?

Dokument spisowy sklepu spożywczego powinien wskazywać towar, miejsce liczenia, jednostkę miary i ustaloną ilość. Przy podobnych nazwach potrzebne jest oznaczenie, które pozwoli odróżnić pozycje. Osobny zapis produktów uszkodzonych lub niezdatnych do sprzedaży ułatwi późniejsze wyjaśnienie wyniku. Spis sporządzany do podatkowej księgi przychodów i rozchodów zawiera też cenę jednostkową oraz wartość obliczoną przez pomnożenie jej przez ilość⁴.

Tabela pokazuje, co trzeba odróżnić podczas liczenia w sklepie spożywczym, odzieżowym i internetowym.

Zakres spisu powinien odpowiadać temu, jak sklep identyfikuje i przechowuje towary⁴.

Czym są etapy inwentaryzacji w sklepie?

Etapy inwentaryzacji w sklepie to przygotowanie, liczenie, zapis wyników i rozliczenie. Dzięki temu ustalanie faktycznego stanu towaru pozostaje oddzielone od wyjaśniania różnic w dokumentacji. Różnice inwentaryzacyjne trzeba wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji².

Jak podzielić inwentaryzację na etapy?

Inwentaryzację można podzielić na etapy, zaczynając od wyznaczenia obszarów sklepu i osób odpowiedzialnych za spis. Prace można podzielić na poniższe etapy. Powierzenie ich innym osobom nie zwalnia kierownika jednostki z odpowiedzialności za przeprowadzenie spisu².

• Przygotowanie spisu obejmuje wskazanie miejsc liczenia i ustalenie sposobu zapisu wyników.
• Spis z natury ustala faktyczną ilość towaru w wyznaczonych miejscach.
• Rozliczenie spisu polega na zestawieniu policzonych ilości z ewidencją i wyjaśnieniu różnic.

Taki podział pokazuje, które pozycje zostały już policzone, a które czekają jeszcze na rozliczenie.

Czym jest remanent i na czym polega?

Remanent oznacza w praktyce sklepowej ustalenie i udokumentowanie stanu towarów na określony moment. Podstawą jest spis z natury, czyli zapis ilości stwierdzonych podczas liczenia, nie przepisanych z ewidencji. Na tej podstawie ustala się wartość towarów i wyjaśnia rozbieżności. Towary handlowe objęte spisem do podatkowej księgi przychodów i rozchodów wycenia się według cen zakupu lub nabycia albo niższych cen rynkowych⁴.

Jak przebiega liczenie towaru w sklepie?

Liczenie towaru w sklepie prowadź według wyznaczonych obszarów. Każda policzona pozycja powinna trafić do zapisu spisowego. Osoba licząca rozpoznaje towar, ustala ilość we właściwej jednostce i zapisuje wynik. Po zakończeniu pracy oznacza obszar jako policzony, by ograniczyć pominięcia i podwójne zapisy⁶.

Jakie procedury stosować podczas spisu?

Procedury spisu powinny określać granice obszarów, sposób zapisu ilości i postępowanie z wątpliwymi pozycjami. Jednolite nazwy towarów i jednostki miary pozwalają później zestawić wyniki z ewidencją. Nieczytelny zapis lub niepewną ilość wyjaśnij przed zamknięciem spisu. GTIN-13 ma 13 cyfr i może pomóc odróżnić produkty o podobnych nazwach⁷.

Do rozliczenia można przejść, gdy każdy policzony obszar ma kompletny, czytelny zapis. Podatnik prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów musi wycenić spis z natury najpóźniej w ciągu 14 dni od jego zakończenia⁴.

Czym jest obowiązek inwentaryzacyjny i jak określić zakres spisu?

Obowiązek inwentaryzacyjny dotyczy ustalenia stanu składników majątku objętych ewidencją firmy. Zakres prac zależy więc od sposobu prowadzenia tej ewidencji. Ustawa o rachunkowości określa zasady dla jednostek prowadzących księgi rachunkowe. Sklep powinien wskazać towary i pozostałe składniki do spisania oraz ustalić, gdzie się znajdują: na sali sprzedaży czy na zapleczu⁸.

Czy inwentaryzacja sklepu jest obowiązkowa?

Inwentaryzacja sklepu jest obowiązkowa, gdy wymagają jej przepisy właściwe dla ewidencji prowadzonej przez firmę. W jednostkach prowadzących księgi rachunkowe obowiązek wynika z ustawy o rachunkowości. Bieżące liczenie wybranych towarów pomaga kontrolować zapasy, ale nie zastępuje wymaganej inwentaryzacji. Grupa Eurocash wskazuje 240 stawek dziennych jako maksymalną grzywnę za niewywiązanie się z obowiązku inwentaryzacji⁹. Podstawą spisu z natury towarów w takich jednostkach jest art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości².

Jakie składniki majątku uwzględnić w spisie?

Zakres spisu sklepu obejmuje towary handlowe w wyznaczonych miejscach oraz inne składniki majątku podlegające inwentaryzacji. W wykazie miejsc uwzględnij salę sprzedaży i zaplecze. Inaczej łatwo pominąć to, co nie stoi na sklepowych półkach. Sprzęt i towary należy ująć według zasad właściwych dla danej kategorii majątku¹⁰.

Jak zaplanować inwentaryzację bez zakłócania pracy sklepu?

Plan inwentaryzacji sklepu musi uwzględniać zarówno wymagany termin, jak i organizację sprzedaży.

• Harmonogram spisu przypisuje obszary osobom liczącym. Pomaga odróżnić miejsca już policzone od tych, w których nadal odbywa się sprzedaż.
• Zasady obsługi towaru określają sposób zapisu sprzedaży, przyjęć i przesunięć w trakcie liczenia. Dzięki nim wynik odnosi się do ustalonego momentu.
• Kontrola wyników zapewnia czas na wyjaśnienie nieczytelnych zapisów, zanim spis zostanie zamknięty.

Kto powinien przeprowadzić inwentaryzację?

Inwentaryzację powinny przeprowadzić osoby wyznaczone przez firmę, zgodnie z ustalonym podziałem miejsc i zadań. Liczący zapisuje stan faktyczny, a nadzorujący sprawdza kompletność wyników i pomaga wyjaśnić wątpliwe pozycje. Przydział obszarów pozwala też ustalić, kto odpowiada za dany zapis. Obecne przepisy wymagają podpisu właściciela zakładu lub wspólników pod spisem do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, lecz nie wymagają podpisów osób spisujących⁴.

Organizację i zakres spisu dopasuj do ewidencji firmy oraz rzeczywistego rozmieszczenia jej majątku⁶.

Jak przygotować, przeprowadzić i rozliczyć inwentaryzację w sklepie?

Przygotowanie inwentaryzacji zacznij od ustalenia zakresu, metody liczenia i momentu, którego będzie dotyczył wynik. Następnie policz towary i zapisz stan faktyczny. Zbierz wyniki ze wszystkich obszarów, zanim zestawisz je z ewidencją. Rozliczenie następuje po wyjaśnieniu różnic.

Jak zakończyć i zatwierdzić wyniki inwentaryzacji?

Zakończenie inwentaryzacji wymaga sprawdzenia zapisów, wyjaśnienia rozbieżności i zatwierdzenia wyniku. Upewnij się, że każdy wyznaczony obszar ma zapis spisowy. Wyjaśnienia różnic zbierz w protokole końcowym, który podsumowuje spis. Po zatwierdzeniu protokołu zgodnie z podziałem odpowiedzialności w firmie przeprowadź aktualizację dokumentów wynikającą z rozliczenia. Zatwierdzony wynik jest podstawą zapisów korygujących ewidencję.

Co zrobić, gdy wynik spisu nie zgadza się z zapisami?

Rozbieżność między spisem a ewidencją najpierw wymaga sprawdzenia towaru, jednostki miary i zapisanej ilości. Pozycję budzącą wątpliwości przelicz ponownie, zanim uznasz ją za niedobór lub nadwyżkę. Udokumentuj wyjaśnienie i na tej podstawie rozlicz różnicę. Ilość z ewidencji nie może zastąpić wyniku liczenia.

Jak porównać metody liczenia towaru?

Metody liczenia towaru różnią się sposobem identyfikacji produktu, przygotowaniem i ograniczeniami. Tabela porównuje pod tym względem spis ręczny, skanowanie kodów oraz RFID.

Metodę dobierz do oznaczeń na towarach, nie tylko do wygodnego sposobu zapisu wyniku.

Kiedy wybrać spis ręczny, skaner lub wsparcie POS?

Spis ręczny, skaner lub wsparcie POS wybiera się zależnie od oznaczeń produktów i możliwości używanego systemu. Znaczenie ma zwłaszcza to, czy produkt potrafi zestawić wynik spisu z ewidencją sprzedaży. Tabela pokazuje, kiedy rozważyć poszczególne rozwiązania i jakie mają ograniczenia.

System POS służy do obsługi sprzedaży. Jego przydatność podczas spisu zależy od funkcji konkretnego produktu.

Inwentaryzacja kończy się udokumentowanym i zatwierdzonym wynikiem, a nie samym policzeniem towarów.

Skąd biorą się różnice między stanem towaru a zapisem w systemie?

Różnice między stanem towaru a zapisem w systemie mogą wynikać z niepoprawnie ujętej sprzedaży, przyjęcia, zwrotu lub przesunięcia. Zdarza się też zapis transakcji pod niewłaściwym wariantem, choćby rozmiarem albo kolorem. Stan faktyczny zmienia się również po uszkodzeniu lub utracie towaru, zanim firma odnotuje tę zmianę¹¹.

Wyjaśnienie różnicy zacznij od wskazania pozycji i ruchu towaru, których dotyczy rozbieżność. Porównaj spis z dokumentami sprzedaży, przyjęć, zwrotów i przesunięć. Przyczynę ustal przed skorygowaniem ewidencji. Samo wyrównanie ilości w systemie nie tłumaczy, skąd wzięła się różnica.

Co obejmuje spis z natury w sklepie?

Spis z natury ustala faktyczną ilość objętych nim towarów handlowych na sali sprzedaży i zapleczu. Jeżeli firma ma wyroby gotowe, półprodukty lub odpady objęte remanentem, zapisuje je jako odrębne pozycje. Towary w drodze trzeba ustalić osobno na podstawie dokumentów. Nie wpisuje się ich jako fizycznie policzonych w sklepie.

Tabela oddziela składniki spisu towarów od tych, które wymagają innego ujęcia.

Spis towarów nie obejmuje środków trwałych ani wyposażenia, na przykład mebli i kas fiskalnych⁹. Ewidencję sprzętu sklepowego trzeba więc oddzielić od stanu towarów.

Kontrola zapasów między kolejnymi spisami

Kontrola zapasów między kolejnymi spisami polega na sprawdzaniu wybranych towarów i wyjaśnianiu zmian ich stanu. Pozwala zauważyć rozbieżność przy konkretnej pozycji, zanim odbędzie się pełna inwentaryzacja. Nie zastępuje jednak wymaganego spisu.

Jak przyspieszyć bieżącą kontrolę zapasów?

Bieżącą kontrolę zapasów łatwiej prowadzić w małych, jasno wyznaczonych grupach towarów. Dzięki temu nie trzeba przerywać pracy całego sklepu.

• Wybór towarów do kontroli powinien obejmować pozycje z niewyjaśnionymi rozbieżnościami. Liczenie skupia się wtedy na tym, co rzeczywiście wymaga sprawdzenia.
• Stały układ półek pomaga odnaleźć produkt i porównać jego warianty. Oznaczenie miejsca przechowywania skraca też szukanie na zapleczu¹².
• Zapis wyniku kontroli wskazuje towar, miejsce i stwierdzoną ilość. Pozwala wrócić do rozbieżności bez ponownego liczenia całego asortymentu.

Kontrola przebiega sprawniej, gdy ma określony zakres i pozostawia zapis, do którego można wrócić.

Weryfikacja i rozliczenie różnic w systemie POS

Weryfikacja różnic w systemie POS polega na zestawieniu wyniku spisu z zapisanym stanem towaru. Porównanie musi dotyczyć tego samego produktu, wariantu, jednostki miary i momentu. Pozycje z różnymi ilościami oznacz do wyjaśnienia. Gdy wynik inwentaryzacji nie zgadza się z danymi księgowymi, zaleca się ponowne liczenie towaru od wybranego punktu¹.

Odchylenie w księgowości towarowej uznawane przez EqMan za dopuszczalne wynosi do 2%¹³. Taki próg nie zwalnia z wyjaśnienia konkretnej różnicy i nie jest ogólną zasadą rozliczania każdego spisu.

Jak wskazać w POS pozycje do ponownego przeliczenia?

Ponowne liczenie towaru skieruj na pozycje, których ilość w spisie różni się od zapisu w POS. Zacznij od ustalenia, gdzie znajdują się te produkty.

• Porównanie pozycji zestawia identyfikator towaru, wariant i jednostkę miary w spisie oraz ewidencji POS.
• Oznaczenie rozbieżności tworzy osobną listę pozycji z różnymi ilościami. Można też użyć odpowiedniego widoku POS, jeśli system go udostępnia.
• Wyznaczenie miejsca liczenia przypisuje każdej pozycji konkretną półkę lub część zaplecza.
• Zapis ponownego wyniku zachowuje ustaloną na nowo ilość. Dzięki temu różnicę można wyjaśnić przed rozliczeniem.

Ponownie licz wskazane towary, nie cały asortyment sklepu.

Remanent a inwentaryzacja: różnice i przygotowanie do spisu

Remanent odnosi się w sklepie do spisu towarów. Inwentaryzacja jest szersza: obejmuje ustalenie i rozliczenie stanu majątku firmy. Choć w codziennej pracy nazwy bywają używane zamiennie, samo liczenie nie kończy rozliczenia. Przed spisem trzeba określić moment, którego dotyczy wynik, i oddzielić towary firmy od cudzych.

Czym różni się remanent od inwentaryzacji?

Różnica między remanentem a inwentaryzacją dotyczy zakresu prac. Remanent koncentruje się na spisie, a inwentaryzacja obejmuje również wyjaśnienie i rozliczenie wyniku. Dokument spisowy utrwala stan ustalony podczas liczenia; dokumenty rozliczeniowe pokazują przyczyny stwierdzonych różnic. Sklep może więc skończyć liczenie, a nadal mieć pozycje wymagające wyjaśnienia.

Spis ustala stan towarów. Inwentaryzacja prowadzi do rozliczenia tego wyniku.

Liczenie stanu faktycznego krok po kroku

Spis stanu faktycznego wymaga policzenia towarów fizycznie obecnych w sklepie, bez przepisywania ilości z ewidencji. Uwzględnij także produkty w otwartych opakowaniach. Same pełne kartony nie pokazują całego stanu. Przy towarach sprzedawanych na wagę ustal masę produktu bez opakowania.

• Wyznacz granice miejsca liczenia. Przed rozpoczęciem spisu określ, które półki, pojemniki lub regały należą do danego obszaru.
• Policz zawartość opakowań. W otwartym kartonie zapisz faktyczną liczbę produktów, a nie ilość odpowiadającą pełnemu opakowaniu.
• Ustal właściwą miarę towaru. Produkty sprzedawane na sztuki policz, a sprzedawane na wagę zważ z uwzględnieniem masy opakowania.
• Zapisz stwierdzoną ilość. Przypisz wynik do właściwego towaru przed przejściem do kolejnego miejsca.

Wynik ma pokazywać, co rzeczywiście znajdowało się w sklepie w momencie liczenia.

Jak porównać wynik spisu ze stanem księgowym?

Porównanie ze stanem księgowym zestawia policzoną ilość każdego towaru z zapisem dotyczącym tego samego produktu i momentu. Dokumentacja księgowa pomaga ustalić, jakie zakupy i sprzedaż wpłynęły na stan zapisany w ewidencji.

• Ustal stan ewidencyjny na moment spisu. Nie zestawiaj wyniku liczenia z zapisem, który obejmuje późniejsze ruchy towaru.
• Dopasuj pozycje według towaru, wariantu i jednostki miary. Podobne produkty rozdziel, jeśli figurują w ewidencji osobno.
• Sprawdź faktury zakupu przy rozbieżnościach dotyczących przyjęć. Ustal, czy ilości z dokumentów znalazły się w ewidencji.
• Przeanalizuj raporty kasowe przy wyjaśnianiu sprzedaży podczas spisu. Raport pokazuje obrót, ale sam nie potwierdza ilości konkretnego towaru.

Po porównaniu powinien powstać wykaz różnic przypisanych do właściwych pozycji i pomocnych w wyjaśnieniu dokumentów.

Organizacja zespołu i podział zadań przy liczeniu towaru

Zespół spisowy organizuje się przez przydzielenie ludziom obszarów sklepu i oddzielenie liczenia od kontroli zapisów. Przed rozpoczęciem prac wyznacza się odpowiedzialne osoby, ustala harmonogram i przygotowuje dokumentację¹. Komisja inwentaryzacyjna, czyli zespół nadzorujący spis, powinna wiedzieć, kto liczy dany obszar oraz kto wyjaśnia nieczytelne wyniki.

Lista kontrolna pomaga przygotować zespół i sklep przed spisem z natury:

• Podział obszarów przypisuje liczącym konkretne regały lub części zaplecza. Wskazuje też osobę odpowiedzialną za zapis wyniku.
• Harmonogram ustala kolejność liczenia obszarów. Pomaga zorganizować spis, gdy sklep nadal pracuje.
• Dokumentacja powinna być gotowa przed liczeniem. Zespół może wtedy od początku zapisywać wyniki w ustalony sposób.

Skąd pozyskać osoby do liczenia towaru?

Osoby do liczenia towaru można wyznaczyć spośród pracowników lub zaangażować z zewnątrz, gdy obsada sklepu nie wystarcza. Autopay wskazuje 2 osoby poświadczające spis w sklepie internetowym; nie jest to ogólny wymóg dla każdego sklepu¹⁴. EqMan opisuje 20% zarobków jako górną granicę odpowiedzialności pracownika za szkodę. Nie należy uznawać tej informacji za uniwersalną zasadę odpowiedzialności za różnice inwentaryzacyjne¹³.

Zespół powinien móc policzyć każdy przydzielony obszar i ustalić autora zapisanego wyniku.

Jak wycenić pozycje remanentu w sklepie spożywczym?

Wycenę towarów w remanencie sklepu spożywczego wykonuje się po ustaleniu faktycznych ilości. Każdej pozycji przypisuje się właściwą cenę, a potem oblicza jej wartość.

• Ustal ilość każdej pozycji. Przenieś wynik liczenia do zestawienia razem z jednostką miary.
• Przypisz podstawę wyceny. Towary handlowe wycenia się według cen zakupu, nabycia lub cen rynkowych na dzień sporządzenia spisu, a wyroby gotowe według kosztów wytworzenia⁹.
• Oblicz i zapisz wartość. Pomnóż ilość przez przypisaną cenę, a następnie zsumuj wartości pozycji w dokumentacji remanentu.

Na czym polega remanent towarów w sklepie?

Remanent towarów w sklepie ustala ich ilość i dokumentuje wartość. Ilość wynika z liczenia, a wycena przedstawia wynik w kwocie. Dokumentacja powinna pozwalać powiązać wartość każdej pozycji z policzoną ilością i zastosowaną ceną.

Remanent jest gotowy do rozliczenia, gdy każda wyceniona pozycja odpowiada pozycji ze spisu.

Narzędzia i dokumenty potrzebne do spisu

Spis inwentaryzacyjny wymaga arkusza łączącego policzony towar z jego wyceną oraz narzędzia do zapisu wyniku. Arkusz może mieć postać papierową albo elektroniczną. Z każdej pozycji powinno dać się odczytać towar i miejsce, w którym go policzono.

Jak udokumentować wyniki inwentaryzacji?

Wyniki inwentaryzacji zapisz w arkuszu spisowym. Wyjaśnienia potrzebne do rozliczenia przechowuj razem z zapisami liczenia.

• Arkusz spisowy powinien zawierać m.in. oznaczenie towaru, jednostkę miary, policzoną ilość, cenę jednostkową i wartość pozycji⁹.
• Oznaczenie obszaru pokazuje, gdzie ustalono ilość. Łączy pozycję spisu z miejscem liczenia.
• Zapis wyjaśnień wiąże wątpliwą pozycję z wynikiem jej weryfikacji. Pozwala później odtworzyć podstawę rozliczenia.

Kompletne dokumenty pozwalają prześledzić drogę od policzonego towaru do wartości pozycji.

Jak wykorzystać EqMan do spisu towarów i materiałów?

EqMan można rozważyć jako narzędzie wspierające organizację spisu. Rozwiązanie deklaruje automatyzację inwentaryzacji i ograniczenie czasu jej przeprowadzenia¹³. Przed użyciem określ towary i materiały do policzenia oraz sposób zapisu wyników. Po spisie porównaj je z dokumentacją sklepu. EqMan deklaruje skrócenie czasu inwentaryzacji sklepu do 65%; to deklaracja rozwiązania, nie wynik pomiaru w konkretnej placówce¹³.

Co uwzględnić, oceniając zastosowanie EqMan do inwentaryzacji?

EqMan oceniaj według zakresu spisu w swojej placówce oraz możliwości udokumentowania i rozliczenia wyniku. Rozwiązanie deklaruje redukcję czasu przestojów, kradzieży i strat do 35%; nie jest to gwarantowany efekt inwentaryzacji¹³. Narzędzie może pasować do sklepu, który powiąże swój proces spisowy z ewidencją towarów. Sama deklaracja oszczędności czasu nie wystarczy do wyboru.

Spis towarów z wykorzystaniem RFID

Spis towarów z wykorzystaniem RFID opiera się na odczycie znaczników przypisanych do produktów. RFID oznacza identyfikację radiową: czytnik rozpoznaje oznaczony towar bez ręcznego wpisywania nazwy. Program PWSK Szybka Inwentaryzacja RFID korzysta z oznaczonych towarów i kolektora danych, po czym generuje raport spisu oraz różnic inwentaryzacyjnych¹⁵.

PWSK deklaruje inwentaryzację małego sklepu odzieżowego w czasie nie dłuższym niż 20 minut. Dla porównania podaje, że ręczny spis małego sklepu trwa zwykle co najmniej 1 dzień¹⁵. Są to czasy deklarowane przez dostawcę, a nie gwarancja dla każdej placówki. Mobilny Magazynier RFID należy odróżnić od programu do spisu sklepu: liczenie w magazynie i placówce ma inny zakres.

Jak przebiega liczenie towaru w sklepie z użyciem RFID?

Liczenie towaru z użyciem RFID wymaga najpierw powiązania znaczników z produktami. Dopiero wtedy odczyty można przypisać do właściwych pozycji spisu.

• Oznaczenie towarów łączy odczytany znacznik z produktem i jego wariantem.
• Kolektor danych odczytuje znaczniki w wyznaczonym obszarze. Osoba licząca sprawdza, czy odczyt dotyczy towarów należących do tego obszaru.
• Raport spisu pokazuje odczytane pozycje. Osobny raport różnic wskazuje towary, które trzeba wyjaśnić przed rozliczeniem.

RFID przyspiesza odczyt oznaczonych produktów, ale nadal trzeba sprawdzić zakres spisu i wyjaśnić różnice.

Odbiór i wydanie towaru podczas spisu

Odbiór i wydanie towaru podczas spisu zapisuj wraz z godziną ruchu. Zapis ruchów towarowych pozwala ustalić, czy ilość zmieniła się przed momentem spisu, czy po nim, i odnieść wynik liczenia do właściwego momentu. Przyjęty towar uwzględnij w wyniku, jeśli był wtedy w sklepie; wydanego nie pozostawiaj w zapisanej ilości. Spis obejmuje również towary zakupione, które nie dotarły jeszcze do sklepu¹. Towary te ustal osobno na podstawie dokumentów zakupu, a nie jako produkty policzone na półkach.

Jak ująć ceny sprzętu w rozliczeniu spisu?

Ceny sprzętu w rozliczeniu spisu ujmuj zgodnie z jego przeznaczeniem. Urządzenia na sprzedaż wyceniaj jako towary, a sprzęt używany przez sklep rozliczaj poza spisem towarów.

• Ustal przeznaczenie sprzętu. Oddziel urządzenia na sprzedaż od tych używanych do obsługi sklepu lub prowadzenia spisu.
• Wyceń sprzęt przeznaczony do sprzedaży. Zastosuj cenę właściwą dla towaru do ilości wykazanej podczas liczenia.
• Oddziel koszt narzędzi do spisu. Cenę czytnika używanego przez sklep ujmij w dokumentacji sprzętu, nie w wartości towarów.

Wartość remanentu obejmuje sprzęt na sprzedaż, lecz nie koszt urządzeń służących do liczenia.

Szkolenie personelu przed rozpoczęciem liczenia

Szkolenie personelu przed spisem powinno przygotować liczących do rozpoznawania towarów i zgłaszania niepewnych wyników. Pokaż, jak odróżniać podobne warianty i postępować przy nieczytelnej etykiecie. Towaru nie należy przypisywać do pozycji ewidencyjnej na podstawie domysłu.

• Ćwiczenie na towarze pozwala przećwiczyć identyfikację produktu przed właściwym spisem.
• Obsługa czytnika obejmuje reakcję na kod wskazujący niewłaściwy produkt. Nie akceptuj odczytu bez rozpoznania towaru.
• Zgłaszanie wątpliwości wymaga wskazania osoby, która rozstrzyga niejasności. Pierwotny zapis można wtedy zachować do czasu wyjaśnienia.

Personel jest gotowy, gdy rozpoznaje towary i wie, komu przekazać niepewny wynik.

Co zrobić z brakami, zepsutym towarem i nadwyżkami?

Braki, zepsuty towar i nadwyżki dokumentuj osobno. Ich przyczyny trzeba wyjaśnić, a wynik rozliczyć. Po liczeniu analizuje się nadwyżki i niedobory, a wykryte niezgodności koryguje w ewidencji księgowej¹.

• Niedobór towaru oznacza ilość mniejszą od zapisanej. Przed rozliczeniem sprawdź inne miejsca przechowywania oraz zapisy ruchów towaru.
• Zepsuty towar trzeba osobno oznaczyć i udokumentować jego stan. Uszkodzonego produktu nie uznawaj automatycznie za brakujący.
• Nadwyżka towaru oznacza ilość większą od zapisanej. Wyjaśnij ją na podstawie dokumentów przyjęcia i przesunięcia.

Rozliczenie powinno pokazywać, co znaleziono w sklepie i dlaczego zmieniono zapis w ewidencji.

Wyniki spisu w księgowości e-commerce i rozliczeniach VAT

Inwentaryzacja w sklepie internetowym podlega takim samym zasadom remanentu jak spis w placówce stacjonarnej. Jej zakres ustala się jednak według własności towarów, nie tylko miejsca ich przechowywania¹⁴. W spisie trzeba uwzględnić również towary firmy znajdujące się poza jej magazynem¹⁶.

Wycena remanentu sklepu internetowego powinna nastąpić w ciągu 14 dni, a spis należy przechowywać przez 5 lat – takie terminy podaje Autopay¹⁴. Wynik stanowi dokumentację do ujęcia w księdze przychodów i rozchodów (KPiR), jeśli firma prowadzi tę ewidencję. Sama różnica w ilości towaru nie przesądza o skutkach w VAT. Do oceny rozliczenia potrzebne są dokumenty wyjaśniające jej przyczynę.

Najczęściej zadawane pytania

Jak wycena remanentu ma znaczenie dla podatku dochodowego?

Wycena określa wartość towarów wykazaną w remanencie, a więc ma znaczenie dla rozliczenia podatkowego. W podatkowej księdze przychodów i rozchodów towary handlowe wycenia się według ceny zakupu lub nabycia albo niższej ceny rynkowej.

Jakie dokumenty zachować po inwentaryzacji?

Zachowaj dokumenty spisowe, protokół końcowy i wyjaśnienia różnic. Zatwierdzony wynik spisu stanowi podstawę korekt ewidencji.

Jak postępować ze sprzedażą, przyjęciami i przesunięciami towaru podczas liczenia?

Ustal zasady ich zapisywania na czas spisu, aby wynik odnosił się do określonego momentu. Uwzględnij te operacje przy późniejszym zestawieniu stanu faktycznego z ewidencją.

Czy osoby liczące muszą podpisać spis do podatkowej księgi przychodów i rozchodów?

Nie. Wymagany jest podpis właściciela zakładu lub wspólników, ale przepisy nie wymagają podpisów osób spisujących.

Czy skanowanie kodu wystarczy, gdy kod przypisano do niewłaściwego produktu?

Nie. Skaner odczytuje kod, ale nie rozwiązuje problemu błędnego przypisania go do towaru lub wariantu.

Czy GTIN-13 może pomóc przy podobnych nazwach produktów?

Tak. GTIN-13 ma 13 cyfr i może ułatwić odróżnienie produktów o podobnych nazwach.

Jak potraktować żywność po terminie przydatności do spożycia?

Wyodrębnij ją podczas liczenia i zapisz jej stan. Po upływie terminu przydatności żywność uznaje się za niebezpieczną.

Czy w sklepie internetowym uwzględnia się miejsce składowania towaru?

Tak. Spis powinien wskazywać miejsce przechowywania towaru przeznaczonego do sprzedaży oraz pozwalać odróżnić jego warianty.