Gastro Szef — jak używać: integracje i raporty

Instrukcja PDF Gastro Szef pomaga poznać obsługę programu. Ten poradnik pokazuje, gdzie szukać dokumentacji oraz jak uruchomić program, ustawić menu i promocje, prowadzić magazyn i sprawdzać raporty. Omawia też drukarkę fiskalną, terminal płatniczy i KSeF.
Większość pozostałych przedsiębiorców musi wystawiać faktury w KSeF od 1 kwietnia 2026 r., choć termin zależy od sytuacji podatnika¹.

Gdzie znaleźć instrukcję PDF programu Gastro Szef?

Instrukcji PDF programu Gastro Szef szukaj w dokumentach otrzymanych przy zakupie lub wdrożeniu. Dostawcę poproś o plik dotyczący używanej wersji programu.
W zgłoszeniu podaj nazwę programu i czynność, przy której potrzebujesz pomocy, na przykład konfigurację menu albo zamknięcie zmiany.

Wersja instrukcji powinna odpowiadać programowi na stanowisku pracy. Nazwy ekranów i kolejność działań mogą się różnić, dlatego przed rozpoczęciem porównaj opis z widokiem aplikacji.
Publicznie udostępniona instrukcja Gastro Szef wskazuje wersję 2013.x.FR0X; zestaw ją z wersją zainstalowanego programu².

Do czego służy Gastro Szef i jak sprawdzać raporty?

Gastro Szef to zaplecze systemu Gastro: program do gospodarki magazynowej lokalu, synchronizowany z Gastro POS, w którym kelnerzy i kasjerzy przyjmują zamówienia i płatności. Dzięki synchronizacji stany magazynu wynikają z dokumentów zakupu i zrealizowanej sprzedaży⁴.
Raport fiskalny dobowy wystawia urządzenie fiskalne po sprzedaży, przed pierwszą sprzedażą następnego dnia (§ 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia); raporty Gastro Szefa go nie zastępują³.

• Receptury zdefiniuj wielopoziomowo — na ich podstawie program wylicza zużycie surowców ze sprzedaży i koszt porcji (food cost)⁴.
• Inwentaryzację przeprowadzaj jako spis pełny albo częściowy i porównuj z wyliczonym stanem magazynu⁴.
• Raporty: product mix pokazuje udział pozycji w sprzedaży, raport czasu pracy — godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy obsługi, a rejestr rachunków — zamówienia, storna i rachunki z rabatem⁴.
• Faktury i eksport: Gastro Szef wystawia faktury i eksportuje dokumenty do programów finansowo-księgowych⁴.

Jak skonfigurować menu i integracje Gastro Szef?

Menu w Gastro Szef to ceny, promocje (np. happy hour), uprawnienia i widoczność pozycji w konkretne dni — ustawiasz je w Gastro Szef, a trafiają do Gastro POS⁴. Bonowanie, drukarka fiskalna i terminal płatniczy działają na stanowiskach Gastro POS.
Stawka VAT 8% dotyczy niektórych czynności gastronomicznych z grupowania PKWiU 56, lecz nie całego menu⁵.

• Pozycje menu wprowadź z nazwą, ceną i stawką VAT właściwą dla danej sprzedaży. Warianty dania oddziel, jeśli kasjer wybiera je przy przyjmowaniu zamówienia.
• Bonowanie przekazuje zamówienie do przygotowania. Ustaw je zgodnie z obiegiem pracy lokalu i sprawdź, czy pozycje kuchenne trafiają do właściwego stanowiska lub urządzenia.
• Drukarka fiskalna wystawia paragony. Skonfiguruj ją według dokumentacji używanego modelu i ustawień stanowiska; przed sprzedażą sprawdź komunikację oraz pozycje na wydruku⁶.
• Terminal płatniczy połącz z procesem przyjmowania płatności, jeśli używana konfiguracja na to pozwala. Sprawdź, czy przekazana do niego kwota zgadza się z rachunkiem.
• KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, uwzględnij w osobnym procesie wystawiania faktur. Wydruk paragonu nie potwierdza wysłania faktury do KSeF.

Przed rozpoczęciem pracy sprawdź dane pozycji i drogę zamówienia do przygotowania. Skontroluj też, czy urządzenia obsługują właściwe etapy sprzedaży.
Konfiguracja menu i integracji jest gotowa, gdy te elementy działają zgodnie z przeznaczeniem⁶.

Jak zainstalować i uruchomić program po raz pierwszy?

Gastro Szef uruchom z pakietu instalacyjnego przeznaczonego dla używanego stanowiska. Postępuj według dołączonej procedury wdrożenia; wcześniej przygotuj dane dostępowe i ustal, kto administruje programem.
W wymaganiach producenta dotyczących współpracy Gastro Szefa z systemem zamówień online najstarszym wymienionym systemem jest Windows 7⁷.

• Stanowisko pracy przygotuj przed wdrożeniem. Zamknij uruchomione aplikacje i zapewnij dostęp do potrzebnych urządzeń.
• Instalator Gastro Szef uruchom według procedury dołączonej do pakietu. Plików instalacyjnych nie pobieraj z nieznanych źródeł.
• Dostęp do programu ustaw przy użyciu danych przypisanych do lokalu i stanowiska. Konta administratora nie udostępniaj osobom, które zajmują się wyłącznie sprzedażą.
• Pierwsze uruchomienie zakończ sprawdzeniem programu. Powinien otwierać się bez komunikatu o błędzie, a użytkownik musi mieć dostęp do przewidzianych dla niego czynności.

Instalacja Gastro Szef kończy się, gdy uprawniony użytkownik może otworzyć program na właściwym stanowisku. Sprawdzenie dostępu jest jej ostatnim krokiem. Program powinien być gotowy do pracy.

Najczęściej zadawane pytania

Czy wszyscy przedsiębiorcy zaczynają wystawiać faktury w KSeF w tym samym terminie?

Nie. Większość pozostałych przedsiębiorców musi wystawiać faktury w KSeF od 1 kwietnia 2026 r., ale termin zależy od sytuacji podatnika.

Czy stawkę VAT 8% stosuje się do całego menu?

Nie. Dotyczy ona niektórych czynności gastronomicznych z grupowania PKWiU 56, a nie całego menu.

Czy wydruk paragonu potwierdza wysłanie faktury do KSeF?

Nie. Wydruk paragonu nie potwierdza, że faktura została wysłana do KSeF.

Czy raport programu zastępuje raport fiskalny urządzenia?

Nie. Raport programu i raport fiskalny urządzenia rejestrującego to różne dokumenty.

Czy w Gastro Szef przyjmuje się zamówienia i płatności?

Nie. Zamówienia i płatności obsługuje Gastro POS; Gastro Szef służy do magazynu, receptur, raportów i promocji, a dane ze sprzedaży pobiera przez synchronizację z POS.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.