Gastro Szef — opinie, alternatywy, wady i zalety

Czym jest Gastro Szef i dla kogo powstał?

Gastro SZEF firmy Softech służy do zarządzania gospodarką magazynową w gastronomii. Właścicielom i menedżerom pomaga analizować sprzedaż oraz koszty lokalu.^1,2
Sprzedaż kelnerską i barmańską prowadzi osobny program Gastro POS. W ofercie Multicomp licencje Gastro SZEF i Gastro POS kosztują po 1690 zł netto; razem to 3380 zł netto.^2,3

Rodzina GASTRO POS i Gastro SZEF jest przeznaczona dla restauracji, cateringu, kawiarni oraz punktów żywienia zbiorowego otwartego i zamkniętego.² Sam Gastro SZEF pomaga zarządzać pojedynczym punktem albo siecią lokali gastronomicznych.⁴
Według dostawcy z systemu Gastro korzysta w Polsce prawie 6 000 punktów gastronomicznych. Chodzi o cały system, nie tylko o program Gastro SZEF.^5,6

Dane w tabeli: 2,7,8

Funkcje Gastro Szef

Gastro SZEF łączy obsługę wielu magazynów z ewidencją dostaw, przesunięć, rozchodów i produkcji. Pokazuje bieżące i historyczne stany magazynowe.⁴
W zaopatrzeniu obsługuje produkcję wyrobów gotowych i półproduktów, automatyczne zamówienia oraz kontrolę 3 kategorii stanów towaru: minimalnych, maksymalnych i zalegających.⁴ Sygnalizuje też przekroczenie dwóch progów stanu towaru: minimalnego i maksymalnego.⁸

• Konfiguracja sprzedaży: można ustalać ceny, promocje, happy hour, uprawnienia i zasady programu lojalnościowego. Program przesyła również komunikaty wyświetlane w Gastro POS.¹
• Obsługa kart: obejmuje 4 rodzaje kart – rabatowe, lojalnościowe, przedpłacone i dotowane. Kontrola sprzedaży na karty rabatowe wymaga współpracy z Gastro POS; nie działa w samym Gastro SZEF.⁸
• Dokumenty sprzedaży: program wystawia 3 rodzaje dokumentów: faktury, faktury do paragonu oraz faktury proforma.⁴
• Rozliczenia personelu: prowadzi dzienniki pracy kelnerów, nalicza prowizje pracownicze i kontroluje zobowiązania oraz należności.⁴
• Analizy: raporty pokazują sprzedaż według punktów i pracowników, przychody, rozchody, marżę, product mix – strukturę sprzedaży produktów – oraz czas pracy.⁴

Gastro SZEF rejestruje karty rabatowe i pozwala analizować sprzedaż na te karty. Same transakcje, z których pochodzą dane, obsługuje Gastro POS.⁸

Ile kosztuje Gastro Szef?

W jednej z ofert Gastro SZEF kosztuje od 1 690,00 zł netto za 1 stanowisko. Na cenę wpływają wariant, liczba punktów sprzedaży i wybrane usługi dodatkowe.^9,10
Podane kwoty są cenami zakupu. Pozycje procentowe w tabeli opłat obowiązują na osobnych warunkach czasowych.^3,10

Plany i abonamenty

Cennik rozróżnia Gastro SZEF, Gastro SZEF Klasyka i Centralny Gastro SZEF. Dla Gastro SZEF Klasyka osobno podano cenę pierwszego i każdego kolejnego punktu sprzedaży.¹⁰
W cenniku ECR licencja Gastro SZEF Klasyka dla pierwszego punktu sprzedaży kosztuje 1990 zł netto.¹⁰

Dane w tabeli: 3,9,10,11

Opłaty dodatkowe i wdrożenie

Na łączny koszt Gastro SZEF wpływają też kolejne pakiety, interfejs eksportu do programów finansowo-księgowych oraz ewentualne przepisanie lub zmiana licencji.¹⁰
Oprogramowanie Gastro można również kupić w leasingu, którego warunki ustala przedstawiciel handlowy.¹² Interfejs eksportu danych do programów finansowo-księgowych kosztuje osobno 1590 zł netto za stanowisko.¹⁰

Dane w tabeli: 10

Nie opisano jej ani jako ceny abonamentu, ani jako stawki po promocji.¹⁰

Wersje, limity i sposób udostępniania Gastro Szef

Gastro SZEF korzysta z bazy MS SQL. Dokumentacja wiąże część operacji magazynowych i raportowych z wersją SQL programu.^4,8
Lokal używający inwentaryzatora, czyli urządzenia do rejestrowania danych magazynowych, powinien uwzględnić wariant programu przy wyborze sposobu wprowadzania dokumentów. Wersja SQL przyjmuje dane z plików lub inwentaryzatora – na 2 sposoby.⁸

Które funkcje wymagają wersji SQL Gastro SZEF?

Funkcje wersji SQL Gastro SZEF to przyjmowanie danych magazynowych, raportowanie stanowisk i poziomy cen.

• Przyjmowanie danych magazynowych: wersja SQL Gastro SZEF przyjmuje dostawy i dokumenty magazynowe z plików albo przez inwentaryzator. To 2 opisane sposoby przekazania danych.⁸
• Raportowanie stanowisk: szczegółowe raporty ze stanowisk Gastro POS są funkcją wersji SQL Gastro SZEF. Z tą wersją dokumentacja wiąże też wprowadzanie wskazanych dokumentów przez inwentaryzator.⁸
• Poziomy cen: powiązany Gastro POS obsługuje 4 poziomy cen. Ta liczba dotyczy programu sprzedażowego, nie wersji Gastro SZEF.⁸

Baza MS SQL, wersja SQL Gastro SZEF i 4 poziomy cen Gastro POS odnoszą się do różnych części systemu. Wersja SQL Gastro SZEF zapewnia szczegółowe raportowanie stanowisk Gastro POS; sprzedaż rejestruje natomiast Gastro POS.^4,8

Integracje Gastro Szef

Gastro SZEF synchronizuje dane z Gastro POS. Dzięki sprzedaży i recepturom może pokazywać aktualnie wyliczone stany magazynowe.¹
Inne połączenia mają odmienny zakres: eksport z Gastro SZEF do programów finansowo-księgowych wymaga interfejsu za 1 590,00 zł netto za stanowisko. Urządzenia sprzedażowe obsługuje z kolei Gastro POS.⁸

• Systemy finansowo-księgowe: Gastro SZEF eksportuje do nich dane. Gastro Finanse pozwala je importować z programu.^4,13
• CDN OPT!MA: bezpośrednio do bazy programu trafiają dokumenty magazynowe, dane sprzedaży, formy płatności i dane kontrahentów.⁸
• CHART i pliki: Gastro SZEF eksportuje bazę towarową do programu hotelowego CHART. Dane zapisuje też w 4 formatach: XLS, DBF, TXT i XML.^4,8
• Stanowiska i płatności: powiązany Gastro POS działa na stanowiskach z ekranem dotykowym. Współpracuje z terminalami typu TRANZ, CELTO, MPAY i 9000i. Nie są to parametry stanowiska Gastro SZEF.^5,8
• Druk zamówień: przy Gastro POS wymieniono POSIFLEX AURA PP7000/PP5600, CITIZEN iDP3420/3421/3423, EPSON TM-U210 i EPSON TM-T88. To modele drukarek kuchennych lub barowych, nie fiskalnych.⁸
• Systemy hotelowe i dozowniki: Gastro POS współpracuje z CHART, FIDELIO i SIHOT, a także z dozownikami HARTEK i DRINKOMAT.⁸

Materiały o systemie Gastro wymieniają automatyczną obsługę zamówień z 3 platform: Pyszne.pl, Uber Eats i Glovo. Nie przypisują jednak tej integracji bezpośrednio do Gastro SZEF.¹³

Wdrożenie i wsparcie Gastro Szef

W ofercie dotyczącej Gastro SZEF szkolenie „Gastro POS i SZEF” kosztuje 1 800 zł brutto za osobę w grupie 4–6 osób. Szkolenie obejmuje oba programy; podana kwota nie jest ceną licencji Gastro SZEF.¹⁴

Przy planowaniu wdrożenia szkolenie trzeba więc liczyć osobno od zakupu oprogramowania. Stawka 1 800 zł brutto dotyczy uczestnika grupy liczącej 4–6 osób, a nie całej grupy.¹⁴

Co Gastro Szef robi inaczej niż konkurencja?

W opisanej ofercie Gastro SZEF oblicza koszt potrawy według rzeczywistych cen zakupu surowców i kontroluje założony przedział marży.⁸ Nie wynika z tego, że konkurencyjne systemy nie mają takich funkcji.
Program służy do zarządzania zapleczem 1 lokalu lub sieci. Przy rozliczaniu sprzedaży trzeba odróżnić jego zadania od funkcji Gastro POS.¹

• Food cost oparty na zakupach: Gastro SZEF wylicza ceny potraw na podstawie rzeczywistych kosztów zakupu surowców. Zestawia sprzedaż z kosztami i sygnalizuje przekroczenie założonego przedziału marży. Food cost to koszt surowców przypadających na potrawę; w jego analizie pomagają receptury, ceny zakupu i marże.⁸
• Powiązanie zaplecza ze sprzedażą: współpraca Gastro SZEF z Gastro POS pozwala rozliczać drogę surowców od dostawy po sprzedaż potrawy. Zapewnia też bieżący podgląd stanów magazynowych. Taki zakres wymaga obu programów, nie samego Gastro SZEF.¹
• Skala i wymiana danych: Gastro SZEF obsługuje 1 punkt lub sieć lokali. W dwukierunkowej komunikacji z kasą fiskalną aktualizuje jej dane i pobiera wyniki sprzedaży. Obsługa nie musi ręcznie programować kasy.^4,8

Gastro SZEF obsługuje food cost oparty na zakupach, powiązanie zaplecza ze sprzedażą, skalę i wymianę danych.

Plusy i minusy Gastro Szef

Gastro SZEF pomaga przekazywać dane do księgowości i ustalać ustawienia sprzedaży. Nie zastępuje jednak Gastro POS przy obsłudze kelnerskiej i barmańskiej.^1,2,11
Właściciel lokalu powinien uwzględnić osobną opłatę za interfejs finansowo-księgowy oraz jednostkę licencjonowania: stanowisko albo punkt sprzedaży.^9,10 W cenniku Gastro SZEF Klasyka każdy kolejny punkt sprzedaży kosztuje 790 zł netto.¹⁰

Plusy

Plusy: mniej ponownego wprowadzania danych i ustawienia z komputera.

• Mniej ponownego wprowadzania danych. Eksport dokumentów do oprogramowania księgowego ogranicza przepisywanie informacji przekazywanych przez lokal do księgowości. Interfejs eksportu kosztuje 1 590,00 zł netto za stanowisko.^1,11
• Ustawienia z komputera. Ceny, promocje, uprawnienia i komunikaty dla Gastro POS można ustalać na zwykłym komputerze, poza stanowiskiem sprzedaży. Powiązany Gastro POS obsługuje 4 poziomy cen.¹

Minusy

Minusy: odrębny program do obsługi gości, osobno wyceniony eksport finansowo-księgowy i różne jednostki licencjonowania.

• Odrębny program do obsługi gości. Gastro SZEF skupia się na magazynie i zarządzaniu. Sprzedażą kelnerską i barmańską zajmuje się osobny Gastro POS. W ofercie Multicomp obie licencje kosztują razem 3380 zł netto.²
• Osobno wyceniony eksport finansowo-księgowy. Interfejs eksportu do programów finansowo-księgowych kosztuje 1 590,00 zł netto za stanowisko. Trzeba uwzględnić tę kwotę w kosztach przekazywania danych do księgowości.¹⁰
• Różne jednostki licencjonowania. Jedna oferta obejmuje 1 stanowisko Gastro SZEF za 1 690,00 zł netto. Cennik Gastro SZEF Klasyka podaje natomiast 1 990,00 zł netto za pierwszy punkt sprzedaży. Porównując kwoty, trzeba brać pod uwagę zakres licencji.^3,9,10

Gastro Szef w stołówce: jadłospisy, dotacje i limity posiłków

Gastro SZEF wspiera żywienie zamknięte: pomaga prowadzić jadłospisy i diety, a w stołówkach pracowniczych rozliczać dotacje do posiłków.^1,8
Placówka finansująca część posiłku pracownika ma 2 sposoby naliczania dotacji – procentowy i kwotowy. Może też ustalić reguły wykorzystania środków.¹

Dotacje procentowe i kwotowe oraz limity posiłków

W Gastro SZEF dostępne są 2 sposoby naliczania dotacji: procentowy i kwotowy. Program pozwala ustalić limity wartości, ilości lub wpłaty własnej. Niewykorzystane środki można kumulować albo zerować.¹
Stołówka pracownicza może więc powiązać rozliczenie posiłku z przyznanym limitem.¹

• Planowanie żywienia: program pomaga planować imprezy oraz prowadzić jadłospisy i diety.⁸
• Dokumentacja zaplecza: obejmuje asygnaty magazynowe i raporty żywienia dla gastronomii zamkniętej.⁸

Gastro Szef Klasyka „Gastronomia zamknięta” – 3 690,00 zł netto

Gastro SZEF Klasyka „Gastronomia zamknięta” kosztuje 3 690,00 zł netto. To cena wariantu programu, nie stawka za posiłek ani wysokość dotacji.¹⁰
Wybierając program dla stołówki, należy oddzielić tę cenę od 2 sposobów naliczania dotacji: procentowego i kwotowego. Limity oraz niewykorzystane środki dotyczą rozliczania posiłków, nie ceny oprogramowania.^1,10

Gastro Szef a rozliczanie zużycia surowców: FIFO i 3 rodzaje inwentaryzacji

Gastro SZEF rozlicza zużycie surowców według receptur i danych sprzedażowych. Wykonuje rozchody FIFO i oblicza zapotrzebowanie na składniki. Obsługuje również 3 rodzaje inwentaryzacji: pełne, częściowe i dzienne.^4,13

Rozchody FIFO na podstawie receptur i sprzedaży

Przy rozchodzie FIFO zużycie przypisuje się najpierw do zapasów przyjętych wcześniej. W Gastro SZEF kontrola zużycia łączy receptury, czyli wykazy składników potraw, z danymi sprzedażowymi. Program oblicza również zapotrzebowanie na składniki. Lokal gotujący według receptur może więc wykonywać 2 odrębne zadania: ustalać zużycie i planować zakupy surowców.⁴

Inwentaryzacje pełne, częściowe i dzienne

Gastro SZEF przewiduje 3 zakresy spisu zapasów. Lokal może policzyć wszystkie zapasy, tylko ich wybraną część albo prowadzić spis dzienny.¹³

• Inwentaryzacja pełna: obejmuje całość zapasów podlegających spisowi.
• Inwentaryzacja częściowa: dotyczy wybranej części zapasów.
• Inwentaryzacja dzienna: polega na prowadzeniu spisu w trybie dziennym.

Te 3 rodzaje pozwalają dobrać zakres liczenia do pracy lokalu. Inwentaryzacja jest przy tym odrębna od automatycznego rozchodu, który wynika ze sprzedaży.^4,13

Gastro Szef i kasa fiskalna: 2 kierunki wymiany danych

Gastro SZEF wymienia dane z kasą fiskalną w 2 kierunkach. Wysyła ustawienia artykułów i personelu, a z kasy pobiera informacje o sprzedaży i obrotach.⁸
Program współpracuje z kasami fiskalnymi. Dotykowe stanowiska kelnerskie obsługuje natomiast odrębny Gastro POS.⁴

Wysyłanie nazw, cen i grup towarowych do kasy

Gastro SZEF wysyła do kasy nazwy i ceny artykułów, grupy towarowe oraz dane kelnerów.⁸
Programowanie kasy dotyczy danych potrzebnych przy sprzedaży, a nie drukowania dokumentu fiskalnego.^2,8 Lokal może zmienić kartotekę artykułów w programie, podczas gdy kasa rejestruje transakcje. To 2 odrębne czynności.⁸

Odczyt danych o sprzedaży i obrotach z kasy

W przeciwnym kierunku Gastro SZEF pobiera z kasy informacje o sprzedaży i obrotach.⁸
Opis systemu Gastro wymienia 6 marek urządzeń fiskalnych: NOVITUS, POSNET, ELZAB, EMAR, INNOVA i TORELL. Są to marki, nie lista konkretnych modeli przypisanych do Gastro SZEF.⁵

Opinie klientów o Gastro Szef

Dla kogo jest Gastro Szef, a dla kogo nie?

Gastro SZEF może odpowiadać lokalowi, który potrzebuje kontroli zaplecza i chce korzystać z powiązanej obsługi sali, kuchni lub szybkiej sprzedaży. Graficzny plan sali oraz tryb fast food są funkcjami Gastro POS.
Monitory kuchenne KDS i zamówienia z 3 platform opisano dla systemu Gastro, nie dla samodzielnego Gastro SZEF.^8,13

Sprawdzi się, jeśli

• Restauracja rozlicza rachunki przy stolikach. Powiązany Gastro POS ma graficzny plan sali i obsługuje rachunki na stoły, osoby oraz grupy. Pozwala je łączyć, rozdzielać i bonować zamówienia do kuchni lub baru. Bonowanie to przekazanie pozycji zamówienia do miejsca przygotowania. Gastro SZEF i Gastro POS pozostają 2 odrębnymi programami.⁸
• Lokal prowadzi szybką sprzedaż. Gastro POS oferuje tryb dla fast foodów, modyfikowanie potraw, dodatki i rabaty. To funkcje programu sprzedażowego powiązanego z Gastro SZEF. W przywołanej ofercie Multicomp obie licencje kosztują razem 3380 zł netto.^8,13

Poszukaj gdzie indziej, jeśli

• Warunkiem jest samodzielny KDS w Gastro SZEF. Monitory kuchenne KDS, powiadamianie obsługi o gotowym daniu i przekazywanie zamówień do kuchni opisano dla systemu Gastro. Nie są to samodzielne funkcje Gastro SZEF.¹³
• Warunkiem jest samodzielna obsługa dostaw w Gastro SZEF. Zamówienia z 3 platform: Pyszne.pl, Uber Eats i Glovo obsługuje według opisu system Gastro. Funkcji tej nie przypisano samemu Gastro SZEF.¹³

Nie są to samodzielne funkcje Gastro SZEF; funkcji tej nie przypisano samemu Gastro SZEF.

Alternatywy dla Gastro Szef

Gastro SZEF można porównać z programami obejmującymi sprzedaż i zaplecze gastronomiczne oraz z chmurowymi POS-ami. Wśród opisanych alternatyw GoPOS oferuje 14 dni bezpłatnego testu, a tAPP Gastro – do 30 dni.^15,16
Wybór zależy od potrzeb lokalu: pracy z magazynem i recepturami, obsługi stanowiska sprzedaży lub zamówień dostawczych.¹⁷

Dane w tabeli: 2,16,17,18,19,20,21,22

Dane w tabeli: 2,16,19,20,23

W katalogu Gastro jest też osobny produkt Gastro miniPOS. Nie jest wynikiem porównania konkurencyjnych systemów ani działania Gastro SZEF.¹³

Najczęstsze pytania o Gastro Szef

Jakie dokumenty sprzedaży może wystawić Gastro SZEF?

Program wystawia faktury, faktury do paragonu i faktury proforma.

W jakich formatach Gastro SZEF zapisuje dane?

Dane można zapisać w 4 formatach: XLS, DBF, TXT i XML.

Jakie dane Gastro SZEF przekazuje bezpośrednio do CDN OPT!MA?

Do bazy CDN OPT!MA trafiają dokumenty magazynowe, dane sprzedaży, formy płatności i dane kontrahentów.

Czy kontrola sprzedaży na karty rabatowe działa bez Gastro POS?

Nie. Gastro SZEF rejestruje karty rabatowe i pozwala analizować sprzedaż na te karty, ale kontrola transakcji wymaga współpracy z Gastro POS.

Czy Gastro SZEF może eksportować bazę towarową do programu CHART?

Gastro SZEF może eksportować bazę towarową do programu hotelowego CHART.