Spis treści 6 sekcji

Jak liczymy

  • Koszty jednorazowe (sprzęt, licencja, wdrożenie) płacisz na starcie.
  • Abonament i materiały doliczamy co miesiąc przez cały okres porównania.
  • Opiekę serwisową przy licencji doliczamy na początku każdego roku — tak rozlicza ją większość producentów programów kupowanych na własność.
  • Przegląd techniczny drukarki fiskalnej doliczamy po 2, 4 i 6 latach. Przegląd jest obowiązkowy nie rzadziej niż co 2 lata, licząc od fiskalizacji (§ 55 ust. 1 i 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących).
  • Pozycje oznaczone „za stanowisko” mnożymy przez liczbę stanowisk kasowych.

Wynik to suma wszystkich płatności w okresie. Kalkulator nie dyskontuje kwot i nie uwzględnia odsetek — przy leasingu sprzętu wpisz jego całkowity koszt w pozycji „Sprzęt”.

Przykład: sklep z dwoma stanowiskami

Wartości startowe kalkulatora to przykład, nie cennik konkretnego producenta. Dla dwóch stanowisk: sprzęt po 4500 zł, licencja po 1500 zł, wdrożenie 1200 zł, opieka 450 zł rocznie za stanowisko — albo abonament 129 zł miesięcznie za stanowisko i wdrożenie za 600 zł.

  • Po roku taniej wychodzi abonament: 13 416 zł wobec 14 820 zł przy licencji.
  • Od 21. miesiąca licencja jest już tańsza, licząc wszystkie dotychczasowe płatności.
  • Po 3 latach licencja kosztuje 18 360 zł, a abonament 21 348 zł — różnica 2988 zł.

Wniosek z przykładu jest typowy: abonament obniża koszt startu, a licencja wygrywa przy dłuższym używaniu. Przy innych cenach punkt zrównania przesuwa się — dlatego warto wpisać kwoty z ofert, które masz na stole.

Licencja czy abonament — od czego zależy wynik

  • Okres używania. Im dłużej korzystasz z programu, tym bardziej opłaca się zakup. Przy działalności sezonowej albo niepewnym starcie abonament ogranicza ryzyko.
  • Liczba stanowisk. Abonament rośnie z każdym stanowiskiem co miesiąc, licencja — jednorazowo i w opiece rocznej.
  • Co obejmuje abonament. W chmurze zwykle w cenie są aktualizacje, kopie danych i dostęp do raportów z telefonu. Przy licencji sprawdź, czy aktualizacje (np. do zmian przepisów) są w opiece serwisowej, czy płatne osobno.
  • Sprzęt. Drukarka fiskalna, terminal i skaner kosztują tyle samo w obu modelach, chyba że dostawca daje sprzęt w dzierżawie w ramach abonamentu — wtedy wpisz 0 w pozycji „Sprzęt” i dolicz dzierżawę do abonamentu.

Porównanie programów z cenami i modelami licencji znajdziesz w rankingu systemów POS, osobno dla gastronomii i sklepów. Gotowe zestawy sprzętu z programem są w rankingu zestawów POS.

Ulga na zakup kasy fiskalnej

Podatnik, który zaczyna prowadzić ewidencję na kasie online, może odliczyć od podatku należnego 90% ceny zakupu kasy bez VAT, nie więcej niż 700 zł na każdą kasę — pod warunkiem zakupu najpóźniej w ciągu 6 miesięcy od rozpoczęcia ewidencji (art. 111 ust. 4 ustawy o VAT). Jeśli Ci przysługuje, odejmij ją od ceny drukarki w pozycji „Sprzęt”.

Najczęstsze pytania

Wpisywać kwoty netto czy brutto?

Jak wolisz — byle we wszystkich polach tak samo. Firma będąca czynnym podatnikiem VAT zwykle porównuje kwoty netto.

Co z prowizjami od płatności kartą?

Prowizje terminala płatniczego zależą od obrotu, a nie od programu kasowego, więc nie ma ich w tym porównaniu. Policz je osobno — koszt terminala i prowizji to inna umowa niż program POS.

Czy przegląd kasy jest potrzebny przy kasie w postaci oprogramowania?

Kalkulator dolicza przegląd dla drukarki fiskalnej. Jeśli korzystasz z kasy w postaci oprogramowania, wpisz 0 w tej pozycji i sprawdź warunki serwisu u dostawcy.

Źródła

  • Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. 2025 poz. 845), § 55 — terminy przeglądów technicznych.
  • Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263), art. 111 ust. 3a i ust. 4 — obowiązek przeglądów i ulga na zakup kasy.