Symplex Small Business — jak używać: KSeF i integracje

Small Business Sprzedaż firmy SYMPLEX obsługuje Krajowy System e-Faktur (KSeF) w cenie aktualizacji, bez limitu dokumentów.¹
W tym poradniku przejdziesz przez uruchomienie programu, ustawienie asortymentu, sprzedaż, zamknięcie zmiany i raporty. Dowiesz się też, jak odróżnić pracę z KSeF od współpracy z urządzeniami fiskalnymi i terminalem. Aktualizacja Small Business z obsługą KSeF bez limitu dokumentów kosztuje 385 zł netto².

Czym jest integracja Symplex z KSeF?

Integracja Symplex z KSeF pozwala pracować z fakturami ustrukturyzowanymi w programie do obsługi sprzedaży. Przy wyborze wariantu oddziel tę funkcję od współpracy z kasami fiskalnymi, które rejestrują sprzedaż.
Art. 2 pkt 32a ustawy o VAT określa fakturę ustrukturyzowaną jako wystawioną w KSeF i opatrzoną numerem identyfikującym nadanym w tym systemie³.

Small Business Sprzedaż obsługuje do 100 magazynów, 20 kas firmy i 20 rachunków bankowych.¹
Dane można eksportować i importować w różnych formatach. Program komunikuje się też przez internet z innymi programami¹.

Tabela pokazuje ceny brutto wariantów Small Business Sprzedaż i zakres ich współpracy z kasami fiskalnymi, zaczynając od niższej ceny⁴.

Dane w tabeli: 1,5,6

Który program lub moduł Symplex wybrać do obsługi KSeF?

Do obsługi KSeF wybierz Small Business Sprzedaż. Wariant Sprzedaż + Kasy Fiskalne ma sens, jeśli potrzebujesz również programowania kas z magazynu i synchronizacji sprzedaży.
Współpraca z kasami nie daje firmie dostępu do KSeF. Wariant Sprzedaż + kasy fiskalne kosztuje 1210 zł netto, czyli o 360 zł netto więcej niż sama Sprzedaż².

Jak skonfigurować połączenie Symplex z KSeF?

Połączenie Small Business Sprzedaż z KSeF wymaga dostępu firmy do systemu e-faktur i ustawienia autoryzacji w używanej wersji programu. Przed konfiguracją przygotuj dane wystawcy oraz ustal, kto ma w firmie uprawnienia do pracy w KSeF.
Zgodnie z § 5 ust. 1 rozporządzenia o korzystaniu z KSeF podmiot, który nie może uwierzytelnić się pieczęcią, nadaje uprawnienia zawiadomieniem ZAW-FA⁷.

• Dostęp do KSeF przypisz osobie lub podmiotowi, który będzie obsługiwać faktury firmy.
• Autoryzację w programie ustaw według instrukcji używanej wersji Small Business Sprzedaż i właściwej metody uwierzytelnienia.
• Dane firmy i faktury porównaj z danymi podmiotu uprawnionego do wystawiania dokumentów w KSeF.

Konfiguracja jest gotowa, gdy program korzysta z uprawnień właściwej firmy, a dane wystawcy zgadzają się z danymi używanymi w KSeF. NIP identyfikujący wystawcę w konfiguracji powinien mieć 10 cyfr⁸.

Integrację z KSeF traktuj jako dostęp do faktur; wariant z kasami dobierz do sposobu obsługi sprzedaży fiskalnej.
Obowiązek ewidencjonowania na kasie sprzedaży na rzecz konsumentów i rolników ryczałtowych wynika odrębnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT³. Według projektu opublikowanego przez Ministerstwo Finansów i Gospodarki od 1 stycznia 2027 roku kasy mają zostać pozbawione funkcji fakturowania: na kasie nie będzie można wystawić faktury zamiast paragonu fiskalnego, a ruch fakturowy ma przejąć KSeF¹⁸.

Symplex KSeF: wysyłanie, odbieranie i monitorowanie faktur

Small Business Sprzedaż służy do pracy z fakturami w KSeF. Zapisanie dokumentu w programie nie oznacza jeszcze, że system e-faktur go przyjął – potwierdza to odpowiedź KSeF.
Co do zasady art. 106na ust. 1 ustawy o VAT wiąże datę wystawienia faktury ustrukturyzowanej z dniem jej przesłania do KSeF³.

Fakturę sprzedaży przygotuj z danych nabywcy i pozycji dokumentu, a po wysłaniu odszukaj ją w KSeF. Fakturę otrzymaną sprawdź przed przekazaniem do księgowości: porównaj dane wystawcy, numer KSeF i treść dokumentu.
Zgodnie z art. 112aa ust. 1 ustawy o VAT faktury ustrukturyzowane są przechowywane w KSeF przez 10 lat od końca roku wystawienia³.

Monitoring faktur pomaga odróżnić dokumenty przyjęte przez KSeF od odrzuconych oraz tych, które czekają na wynik przetwarzania. Odrzuconą fakturę popraw według komunikatu o błędzie, zanim wyślesz ją ponownie⁹.

Jak sprawdzić status faktury w KSeF i pobrać potwierdzenie w Symplex?

Status faktury wysłanej z Small Business Sprzedaż sprawdź w KSeF. Ustalisz w ten sposób, czy system przyjął dokument i udostępnił UPO, czyli urzędowe poświadczenie odbioru.
Status wysyłki „200” oznacza, że fakturę przetworzono, nadano jej numer KSeF i udostępniono UPO¹⁰.

• Fakturę w Small Business Sprzedaż odszukaj po danych nabywcy i numerze dokumentu.
• Status w KSeF sprawdź dla tej samej faktury; rozróżnij przyjęcie dokumentu i błąd przetwarzania.
• UPO pobierz dla faktury przyjętej przez KSeF i zachowaj z dokumentacją tej sprzedaży.
• Fakturę odrzuconą popraw zgodnie z komunikatem KSeF, a następnie ponów wysyłkę¹¹.

Numer KSeF i UPO pozwalają zidentyfikować fakturę przyjętą przez system. Sam zapis dokumentu w Symplex nie potwierdza przyjęcia.
Pierwsze 10 cyfr numeru KSeF stanowi NIP sprzedawcy¹².

Czy Symplex Small Business obsługuje KSeF?

Small Business Sprzedaż obsługuje KSeF, ale wybór wariantu programu zależy też od sposobu pracy z urządzeniami fiskalnymi. KSeF służy do obsługi faktur ustrukturyzowanych, a kasa fiskalna rejestruje sprzedaż wymagającą fiskalizacji.
Kasa nie zastępuje uprawnień do wystawiania faktur w KSeF. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek KSeF objął pozostałych podatników, z wyjątkiem korzystających z odroczenia przy sprzedaży fakturowanej do 10 000 zł brutto miesięcznie¹³.

Small Business Sprzedaż będzie odpowiedni dla firmy, która potrzebuje obsługi faktur w KSeF, lecz nie wybiera programu ze względu na programowanie kas fiskalnych.
Licencja Small Business Sprzedaż bez modułu kas fiskalnych kosztuje 850 zł netto².

Przyjęcie faktury w KSeF potwierdzaj statusem systemu i UPO, niezależnie od tego, jak obsługujesz sprzedaż w programie.
Art. 106na ust. 3 ustawy o VAT wiąże otrzymanie faktury przez KSeF z dniem przydzielenia jej numeru w systemie³.

Księga przychodów i rozchodów w Symplex Small Business – zakres oferty dla firm

Symplex Small Business występuje też w wariantach łączących sprzedaż z KPiR, czyli księgą przychodów i rozchodów. Jedna z ofert obejmuje ponadto kasy.
KPiR służy do ewidencji podatkowej, natomiast obsługa faktur w KSeF jest odrębnym zakresem pracy z dokumentami⁴.

Tabela zestawia ceny trzech ofert Small Business z KPiR, od najniższej. Najtańszy zestaw z KPiR, Small Business Sprzedaż + księga przychodów i rozchodów, kosztuje 1210 zł netto².

Dane w tabeli: 14,15,16,17

Dla produktu SYMPLEX SMALL BUSINESS KSIĘGA PRZYCH. I ROZCH. podano czas wysyłki do 3 dni.¹⁴
To termin wysyłki produktu, a nie uruchomienia KPiR lub KSeF.

Oferty Small Business porównuj według tego, czy obejmują sprzedaż, KPiR i kasy. Sama nazwa programu nie określa zakresu oferty⁴.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.